ادارة الاختبارات

ادارة التوثيق والسجلات

أولاً : مهام الادارة
1- استلام سجلات ونتائج واستمارات وكشوفات ما يتعلق بالثانوية العامة وثانوية تحفيظ القرآن الكريم وثانوية المعلمات . وثانوية المعاهد المهنية حالياً من مراكز الاختبارات بالإضافة إلى سجلات ونتائج واستمارات وشهادات المرحلة الابتدائية والمتوسطة سابقاً . 
2- توثيق المعلومات الخاصة بالطالبات حسب التعليمات المنظمة لذلك .
3-  تزويد الجهات المعنية بإدارات التعليم وجهاز شؤون تعليم البنات بما تحتاجه من معلومات . 
4-  حجز الاستمارات والكشوفات التي لم تكتمل معلوماتها وفك الحجز عنها بعد استكمال معلوماتها . 
5-  تعويض الطالبات ببدل مفقود وبدل تالف وإفادة عن الوثائق المفقودة أو التالفة بعد اتخاذ الإجراءات اللازمة في هذا الشأن . 
6-  تعديل الأسماء وتاريخ الميلاد ومكانه والجنسية بالوثائق الدراسية بعد استكمال مسوغات التعديل حسب التعليمات المنظمة لها . 
7-  إعداد التقارير الدورية اللازمة والمتعلقة بإدارة التوثيق والسجلات 
8-  حفظ جميع صور الخطابات والأساسات الصادرة من جميع إدارات وأقسام ووحدات الوكالة وحفظ التعاميم الصادرة من الوكالة وجميع ما يرد من الوزارة وترتيبها والكتابة عليها للاهتداء إليها حين الرجوع إليها بسهولة وحفظ النتائج .
ثانياً : أقسام إدارة التوثيق والسجلات
1- مكتب مدير إدارة التوثيق والسجلات .
2- الملفات . 
3-  المفقود والتالف والإفادات
4- التعديل هـ ) فك الحجز .
5- حفظ الاستمارات والكشوفات والنتائج والسجلات والدسكات .
ثالثاً : أهم إنجازات إدارة التوثيق والسجلات السنة المالية 1424/1425هـ
1- نقل مكاتب ما يتعلق بإدارة التوثيق والسجلات عدا الملفات وجميع سجلات واستمارات وكشوفات ما يتعلق بالإدارة من الدور العلوي بالمبنى الأول إلى المبنى الثاني بمقر لجنة النظام والمراقبة بالرياض سابقاً:- 2-نقل وفرز وترتيب وكتابة عناوين على أماكن حفظ السجلات لسرعة الرجوع اليها وترتيب السجلات من عام 1388هـ إلى عام 1424هـ للثانوية العامة بقسميها وكذلك معاهد المعلمات وسجلات تحفيظ القرآن الكريم .
3- نقل استمارات الطالبات وفرزها وترتيبها وترقيمها من أول شهادة للابتدائية والمتوسطة والثانوية والمعاهد إلى عام 1422هـ
4- منح بيانات بدل (تالف) وبدل (مفقود) وإفادة لــ (488) طالبة .
5-  تعديل أسماء وتاريخ ومكان الميلاد والجنسية لــ (340) طالبة . 
6- فك حجز استمارات وكشوفات لــ (70) طالبة .;
7-الرد على الاستفسارات الواردة لإدارة التوثيق والسجلات (1100) معاملة .
8-إصدار تعاميم تتعلق بإدارة التوثيق والسجلات (3) .
رابعاً : شروط منح بدل مفقود
1- إعلان في إحدى الصحف ومضي مدة كافية على الإعلان . 
2- مناقشة الطالبة عن الأسباب التي أدت إلى فقدان الاستمارة .
3- ;إرفاق صورة من الشهادة إن وجدت أو صورة من الهوية .
خاامساً : شروط منح بدل تالف 
1-  إحضار الوثيقة التالفة أو أجزاء منها . 
2- إحضار مشهد يفيد تلف الوثيقة .
3- مناقشة الطالبة عن الأسباب المؤدية لتلف الوثيقة
سادساً : شروط تعديل الاسماء 
1-  إذا كان التعديل في اسم الطالبة أو والدها يلزم تعديل الوثائق السابقة لشهادة الثانوية العامة وما في مستواها من قبل إدارات التعليم بعد إسناد الشهادة الابتدائية وشهادة الكفاءة إلى إدارات التعليم . 
2-  إذا كان التعديل في اسم الجد أو الفخذ واللقب يتم تعديل ذلك من قبل إدارة التوثيق والسجلات بعد إحضار صورة من إشعار التعديل الصادر من الأحوال المدنية أو الجوازات وصورة من المستند الذي تم التعديل عليه . 

ادارة المراكز

نظرآ لأهمية الاختبارات, فقد أحدثت ادارات نسائية تابعة للاداراة العامة للاختبارات منبثقة من الوكالة المساعدة لشؤون الطالبات والاختبارات . من هذه الادارات , ادارة شؤون مراكز الاختبارات التي تشرف علي جميع مراكز الاختبارات لشهادة الثانوية العامة في المملكة العربية السعودية وعددها(18) مركز وهي علي النحو التالي:
1- الرياض 2- الدمام 3- القصيم 4- الاحساء 5- الخرج 6- الطائف 7- مكة المكرمة 8- جدة 9- المدينة المنورة 10- نجران 11- جازان 12- بيشة 13- حائل 14- تبوك 15- عرعر 16- الجوف 17- الباحة 18- ابها.
ومن ابرز المهام التي تقوم بها:-
1- متابعة اعمال مراكز اختبارات الثانوية العامة.
2- تجديد الية العمل بالمركز واقتراح التعديلات اللازمة عليها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
3- متابعة نتائج الثانوية العامة, والتاكيد من مراجعتها وتدقيقها وسلامة اجراءاتها.
4- تحديد اعداد العاملين والعاملات في لجان مراكز اختبارات الثانوية العامة ولجان تقدير الدرجات, ولجان الرصد واصدار القرارات اللازمة بذلك بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة. 5- متابعة سير التصحيح والرصيد في لجان مراكز الثانوية العامة واخراج النتائج.
6- دارسة ومعالجة المشاكل الفنية التي تطرا علي برنامج(معارف) وبرنامج الثانوية العامة, والتنسيق في ذلك مع ادارة الحاسب الالي.
7- دراسة التقارير والاستفسارات الواردة من مراكز الاختبارات العامة, ومعالجة معوقات العمل وتطويره, مع عرض التقارير المميز التي تساعد في تطور العمل علي صاحب العمل. 8- اعداد الاحصائية المتعلقة بنتائج الثانوية العامة , كاعداد الناجحات والمكملات والراسبات ونسب النجاح والرسوب في جميع مراكز الثانوية العامة والتنسيق في ذلك مع ادارة الحاسب الالي.
9- استخراج العشر الاوائل في اختبارات الثانوية العامة علي مستوي المملكة.
10- اعداد تقارير دورية عن نشاط وانجازات ادراة المراكز ورفعها لمدير عام الاختبارات.
11- القيام باي مهام تكلف بها في مجال اختصاصها. وتلا ذلك الموافقة علي احداث وتانيث شعب شؤون الاختبارات بالموافقة علي ذلك بالخطاب رقم 689/8 وتاريخ 14/3/1425هـ. بشأن المقترح بتانيث هذه الشعب في جميع المناطق والمحافظات التعليمية وضم الاقسام والوحدات الي هذة الشعب واسنادها للعناصر النسائية ذات القدرة والكفاءة المتميزة وفق الاتي:-
اولا:  احداث شعب نسائية بمسمي شعبة الاختبارات, وذلك في ادارات العامة للتربية والتعليم فئة(أ) وفئة(ب).
ثانيا: احداث اقسام نسائية بمسمي (قسم الاختبارات) في ادارات التربية والتعليم فئة(ج) وفي مندوبيات التربية والتعليم الكبيرة.
ثالثا:  احداث وحدات نسائية بمسمي (وحدة الاختبارات) في مندوبيات التربية والتعليم الصغيرة.
رابعا:  تشكيل هذه الشعب والاقسام والوحدات من العناصر النسوية من ذوات الكفاءة والخبرة المتميزة, ويتم ترشيح المسؤولات فيها وفق الضوابط والاجراءات التي تنظمها الادارة العامة للاختبارات.
خامسا: ترنبط شعبة او قسم الاختبارات في ادارة التربية والتعليم مباشرة بادارة شؤون الطالبات, اما الاقسام والوحدات الفرعية فيكون ارتباطها مباشرة بشعب الاختبارات. سادسا:- تكون مهام هذه الشعب والاقسام والوحدات كما يلي:-
1- الاشراف والمتابعة علي تنفيذ وتطبيق مايصدر من لوائح وانظمة وتعليمات تتعلق بالتحصيل الدراسي للطالبات, وما يرتبط بها من برامج وخطط تهدف الي التطبيق السليم لمضامينها, ومايتعلق بقبول الطالبات في مختلف مراحل التعليم العام ومافي مستواها, وذلك بالتنسيق مع الجهات الادارية ذات العلاقة.
2- دراسة الانظمة واللوائح والتعليمات في مجال الاختصاص , والاشراف علي اعداد التوجيهات والنشرات الموحدة والموضحة لها.
3- اقتراح البرامج التي تهدف الي رفع مستوي التحصيل الدراسي والتنسيق مع الادارات المتخصصة المرتبطة بالادارة العامة العامة للاختبارات قبل تنفيذها .
4- الاشراف علي اجراءات التهيئة والتنظيم لاعمال الاختبارات في المدارس, والتاكد من سلامة سير الاختبارات ومعالجة معوقات العمل عند ظهورها.
5- الاشراف علي اعمال التدقيق لنتائج الطالبات في الصف السادس الابتدائي, وصفوف المرحلة المتوسطة والمرحلة الثانوية , والعمل علي معالجة الاخطاء الواردة في سجلات الرصد, والاشراف كذلك علي نظام حفظ نتائج المدارس وعدم التفريط فيها.
6- جمع واعداد الاحصائيات اللازمة عن اعداد الطالبات المتقدمات للاختبارات والناجحات في جميع مراحل التعليم العام ومافي مستواها ورفعها لادارات التربية والعليم(شؤون الطالبات).
7- حصر اعداد الطالبات المتقدمات لاختبارات شهاة الثانوية العامة وثانوية تحفيظ القران الكريم ومافي مستواها.
8- حصر اسماء المرشحات للعمل كاعضاء في لجان الرصد للشهادات العامة, واعداد اوامر تكليفهن بالعمل, وايضاح الية العمل لهن داخل مراكز الاختبارات لهن وتنظيم جداول اعمالهن في المناطق والمحافظات التي توجد بها مراكز الاختبارات الثانوية العامة.
9- مراجعة مطبوعات الاختبارات والنماذج المستخدمة, والتاكيد من مطابقتها مع تعليمات الاختبارات, واعداد خلاصات نتائج الاختبارات ودراسة مشكلات الرسوب والتسرب والرفع عنها.
10- اعداد التقارير الدورية عن انجازات تلك الشعب والاقسام والوحدات واقتراحات تطوير الاداء فيها ورفعاها لمدير شؤون الطالبات.
11- متابعة حصر الطالبات المنتسبات في الشهادات العامة مع المدارس الثانوية في نهاية كل عام دراسي, والتاكيد من رفعها من قبل المدارس لمراكز.
12- القيام باي اعمال اخرى تسند اليها. اضافة الي ماسبق فقد تم تكريم المتفوقين والمتفوقات لاوائل الطلاب والطالبات في اختبارات الثانوية العامة ومافيها مستواها علي مستوي المملكة العربية السعودية علي مدى ثلاث اعوام متتالية وفي جدة,ثم الرياض,واخرها سوف يقام (حفل جائزة االتربية والتعليم للتفوق العلمي) لهذا العام 1425هـ -1426هـ بالمنطقة الشرقية(الدمام) يوم الثلاثاء الموافق 28/5/1426هـ برعاية كريمة صاحب السمو الملكي الامير محمد بن فهد بن عبدالعزيز, وحرصا من الوزارة علي الاعداد المبكر للحفل من جميع النواحي, فقد تم وضع الية اجرائية لتكريم الحاصلين والحاصلات علي اعلي عشرة مجاميع من مختلف التخصصات للبين والبنات بالخطاب رقم 112/1 وتاريخ 11/3/1426هـ. وقد تم تحديد منسق ومنسقة للبنين والبنات رشحت الاستاذة/بدرية محمد التيبي منسقة البنات في الادارة التابعة لوزارة التربية والتعليم بارسال بيان باسماء وارقام هواتف المنسقات للمراكز الادراة العامة للاختبارات ادرارة شؤون مراكز الاختبارات هاتف وفاكس 4026270 والبريد الالكتروني botaiby@moe.gov.sa