|
تعريف
بالإدارة العامة للمشتريات
مهام الإدارة
العامة للمشتريات :-
القيام بتأمين
احتياج الوزارة وفروعها واستكمال ما يلزم لذلك من الطرح بالشراء
المباشر أو المنافسة وإبرام العقود ومتابعة التوريد أو التنفيذ وصرف
المستحقات بإرسالها للإدارة المالية .
الموقع
التنظيمي :-
ترتبط
بالإدارة العامة للشئون الإدارية و المالية
عمل
إدارة المشتريات عمل تنفيذي وهو تأمين ما يطلب منها تأمينه في حدود
الإعتمادات المقررة في ميزانية الوزارة ، كل
سنة بسنتها . وتقوم بإنجاز وتأمين ما
تحتاجه الوزارة وفروعها ، والمدارس والكليات
المرتبطة بها من كتب دراسية لجميع
المراحل ، وكتب ثقافية للمكتبات العامة ،
والمدارس وأجهزة حاسب آلي ومختبرات ووسائل
تعليمية وأثاث مكتبي وسيارات وأدوات للأنشطة
الثقافية و الرياضية ولوازم طبية و
جميع ما تحتاجه العملية التعليمية ، سواء ما
يتم فيها عن طريق المنافسات أو الشراء
المباشر . وكذلك الاشتراك مع لجان فتح
المظاريف ، وفحص العروض وإعداد الشروط
والمواصفات والاشتراك مع اللجان الفنية التي
تقوم بدراسة و تحليل العطاءات والعروض
و اختبار الأصناف بعد التأكد من مطابقتها
للشروط و المواصفات ، و الاشتراك في لجان
الاستلام ولجان تقرير قيمة أصناف الرجيع
وهذه أعمال تتكون سنوياً
.
وتتكون
الإدارة من :-
(1)
المدير العام للمشتريات:-
تعرض عليه جميع الأعمال الواردة ليتم إحالتها من قبله إلى شعب
الإدارة كل فيما يخصه
(2)
وحدة الاتصالات الإدارية :-
توريد وتصدير المعاملات .
(3)
شعبة المنافسات :-
(1)
استلام ما يحال إليها من طلبات ،
وطرحها في منافسه عامة بعد اتخاذ الآتي :-
أ-
التأكد من عدم توفر الأصناف
المطلوبة في المستودعات .
ب-
عرض الطلب على صاحب الصلاحية
لأخذ الموافقة على الإعلان .
ج-
الإعلان عن المنافسة في جميع
الصحف السعودية والجريدة الرسمية في أم القرى في عددين متتاليين ،
وتحديد يوم لاستلام العروض و يوم لفتح المظاريف وحفظ الإعداد المعلن
عنها في ملف العملية ، ومخاطبة الصحف التي لم تعلن بعد ظهور الإعلان في
الصحف ليتم تسليم الشروط و المواصفات للشركات والمؤسسات بعد تحصيل قيمة
الشروط و المواصفات من قبل الإدارة المالية .
(2)
استقبال عطاءات المتنافسين (
الشركات و المؤسسات ) .
(3)
إشعار أعضاء لجنة فتح المظاريف
بموعد فتح عطاءات العملية .
(4)
تعبئة نموذج قفل العطاءات بعد
التأكد من ختم كل عطاء بالشمع الأحمر .
(5)
فتح عطاءات المنافسة ، كل عطاء
على حده ، بحضور أعضاء اللجنة ومندوبين الشركات وقراءة الأسعار
الإفرادية و الإجمالية لكل صنف على الحاضرين من قبل رئيس اللجنة .
(6)
تعبئة محاضر فتح المظاريف وتوقيع
جميع أعضاء اللجنة عليها وقفلها .
(7)
التوقيع على جميع محتويات العطاء
، من أوراق و (كتالوجات) من جميع أعضاء اللجنة .
(8)
تسجيل الضمانات الابتدائية في سجل
خاص ،ومتابعتها ومخاطبة البنوك بتمديد مدة سريانها أو مصادرتها أو
الإفراج عنها .
(9)
إشعار الإدارة ذات العلاقة بتكليف
منسوبين من قبلهم للاشتراك مع أعضاء لجنة الفحص ، ودراسة وتحليل عطاءات
المنافسة من الناحية الفنية و المالية .
(10)
إحالة ملف العملية إلى اللجنة
الوزارية للبت فيها .
(11)
إعداد محضر الترسية ، وتوقيعه من
قبل أعضاء اللجنة واعتماده من صاحب الصلاحية .
(12)
الارتباط على المبالغ اللازمة من
اللجنة المختصة .
(13)
إشعار الشركات والمؤسسات التي تمت
الترسية عليها .
(14)
إحالة جميع أوراق المنافسة ( ملف
العملية ) إلى شعبة العقود ليتم إعداد أمر صرف باستحقاق المورد بعد
التوريد ، وبعثه إلى الإدارة الملية لاستكمال الصرف .
(4)
شعبة التأمينات :-
(1)
استلام ما يحال إليها من طلبات
التأمين العاجلة التي لا تتطلب التأخير ، وتكون في حدود التأمين
المباشر .
(2)
إحالة الطلب إلى مستودعات الوزارة
للتأكد من عدم وجود الصنف المطلوب .
(3)
العرض على صاحب الصلاحية لأخذ
الموافقة على التأمين .
(4)
الشخوص من قبل المختصين إلى
الأسواق العامة و المؤسسات والشركات لجلب العروض والإطلاع على الأسعار
السائدة في الأسواق ومقارنتها بالأسعار المقدمة .
(5)
إحالة العروض إلى اللجنة الطالبة
لدراستها فنياً وتحديد الأنسب مع إيضاح المبررات .
(6)
إحالة ملف العملية إلى الجهة
المختصة للارتباط .
(7)
تعميد الشركة أو المؤسسة التي تم
اختيار عرضها .
(8)
إحالة ملف العملية إلى شعبة
العقود ليتم إعداد أمر الصرف وتعبئة الحقل الخاص بالمشتريات وبعث كامل
العملية إلى المالية لإنهاء إجراءات الصرف .
(5) شعبة
العقود :-
(1)
استلام أصول المنافسة أو التأمين
مع صورة من التعميد بالشراء .
(2)
اعتماد العينات وختمها للاستلام
بموجبها .
(3)
الاشتراك مع لجان الاستلام .
(4)
تحرير العقود مع الشركات
والمؤسسات لجميع العمليات التي تزيد عن مائة ألف ريال .
(5)
استقبال محاضر الاستلام من جميع
المناطق وإدارات التعليم .
(6)
استقبال مطالبات من يتم تعميدهم .
(7)
إعداد الحقل الأول من أمر الصرف
بعد استكمال المستندات النظامية .
(8)
إحالة أوامر الصرف إلى الإدارة
المالية لاستكمال ما يخصهم .
وللعلم إن عمل
إدارة المشتريات تحكمه أنظمة و تعليمات مالية مثل نظام مشتريات الحكومة
وقواعد و إجراءات المستودعات المركزية و تعليمات وزارة المالية .
العودة للخلف
أعلى الصفحة |
