أتاحت البوابة الإلكترونية بوزارة التعليم فرصة المشاركة الاجتماعية الإلكترونية، عبر الوسائل الاجتماعية الإلكترونية كالمدونات واستطلاعات الرأي والشكاوي والمقترحات والتعليقات، وتقييم الموضوعات والخدمات، والتفاعل بر الطرح الهادف المفيد؛ وذلك إيماناً منها بأهمية الحوار البنَّاء، والاستفادة من خبرات المعنيين، وخبرات منسوبي التعليم في المملكة العربية السعودية.
وتشرف الوزارة على جميع المشاركات ومراجعتها قبل نشرها، وذلك التزاماً منها بالقوانين الرسمية ذات العلاقة، إلى جانب ارتقاء الوزارة بمستوى الحوار، مع مراعاة الحرية التامة بالمشاركة وإتاحة الفرصة للجميع بإيصال أصواتهم للمسؤولين، حيث أتاحت الوزارة وسيلة للتواصل المفتوح؛ وذلك بعد إدخال البيانات الشخصية لمن رغب بالمشاركة، ووسائل الاتصال به، وللوزارة الحق الكامل في نشر أو حذف ما تراه أنه يتعارض مع سياستها أو القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية في التفاعل والمشاركة مع المواقع الرسمية، وبدون أي التزام منها بذلك، كما أن الوزارة أو عبر موظفيها أو ممثليها ليست مسؤولة قانونياً عما يترتب من نشر تعليقات أو ملاحظات عبر وسائلها الإلكترونية للمشاركة.
أتاحت الوزارة خدمة المشاركة الإلكترونية؛ في صناعة القرار من خلال الإفادة من المشاركة الاجتماعية في البوابة الإلكترونية، وذلك حرصاً منها على خدمة المواطنين والعلم والعلماء، ورسم سياسة التعليم ومجتمع المعرفة في المملكة، وإدراكاً منها بطبيعة العمل الإنساني وما قد يشوبه من خطأ أو نقصان، حيث تمنح تلك المشاركات فرصة لقياس مدى ملاءمة قراراتها لأصحاب الشأن، بالإضافة إلى مساعدة الوزارة في مراجعة سياساتها وتعديلها من أي قصور قبل اعتمادها وتطبيقها.
وقد استفادت الوزارة من الوسائل والتقنيات الحديثة، ومكنت المستخدمين منها، وذلك لما تمتاز به من:
استفادت الوزارة من جميع أدوات المشاركة الاجتماعية الإلكترونية كالتعليقات، والتقييمات، والتواصل المباشر، والمدونات، واستطلاعات الرأي، والاستبانات الموجهة، والشكاوى، والاقتراحات، كما أن الوزارة توسّع دائرة المشاركة حسب طبيعة الموضوع من خلال استخدام بعض أو كل هذه الوسائل في عملية المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار حسب ما تراه مناسباً للموضوع المطروح.
مكنت وزارة التعليم من الإفادة من كل ما من شأنه مساعدتها بالقيام بدورها تجاه خدمة المواطنين والتعليم في المملكة بشكل عام عبر النقاش بين الخبراء وأصحاب الشأن والمصلحة المباشرة، أو دعوة المواطنين أو الجهات ذات العلاقة للمشاركة برؤاهم وخبراتهم ومقترحاتهم عبر وسائل المشاركة الاجتماعية الإلكترونية مع الوزارة المتاحة على بوابتها الإلكترونية (التعليقات، التقييمات، التواصل المباشر، المدونات، استطلاعات الرأي، والاستبانات الموجهة).
وتتركز طبيعة المواضيع المطروحة للنقاش في حاجة الوزارة للمشورة والمشاركة بالخبرات والآراء، ومدى علاقة هذه المواضيع بالجمهور وتأثيراتها المباشرة عليهم. كما تعتمد تلك الموضوعات على الأهداف المرجوة من طرحها للنقاش. وتكون المواضيع متاحة للجميع للمشاركة وإبداء الرأي ما لم ترَ الوزارة ضرورة تحديد فئة مستهدفة في طلب المشورة (كالطلبة المبتعثين على سبيل المثال).
وتتعهد الوزارة بمراجعة المشاركات بشكل دوري، كما أنها غير ملزمة بمراجعة جميع المشاركات أو الرد عليها، بسبب كثرتها أو تكرار المعلومات فيها، كما تحتفظ الوزارة بالحق في عدم نشر أو حذف ما ترى أنه يتعارض مع سياستها أو القوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية من المشاركات، ودون أن تكون مُلزَمَة بذلك. كما أن الوزارة أو موظفيها أو ممثليها ليسوا مسؤولين قانونياً عما يترتب من نشر تعليقات أو ملاحظات عبر وسائلها الإلكترونية للمشاركة.
التفاعل والمشاركة في وسائل الوزارة للمشاركة الاجتماعية الإلكترونية يعنيان الموافقة الضمنية بحق الوزارة في استخدام المشاركات في عمليات صناعة القرار ورسم السياسات المستقبلية، مع التزامها بنشر نتائج عمليات المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار وأرشفتها، ولا يعد ذلك ملزماً إلزاماً قطعياً عليها.
تمر عملية المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار بمراحل قياسية حتى يتم اتخاذ القرار بشكله النهائي، وللوزارة الحق في تعديل أو تسريع أو تجاوز بعض المراحل حسب المواضيع المطروحة، وتشمل هذه المراحل الآتي:
تنشر الوزارة المواضيع التي تتقدم بها للجمهور المستهدف أو للعموم، وتتقدم بطلب المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار عبر بوابتها الإلكترونية، حيث تضمن الطرح:
تنشر الوزارة المواضيع على بوابتها الإلكترونية متقدمةً بها للعموم بطلب المشاركة الاجتماعية الإلكترونية في صناعة القرار، كما أن للوزارة أن ترى استخدام وسائل نشر إضافية حسب طبيعة الموضوعات المطروحة كالصحافة مثلاً.
بعد فتح قنوات المشاركة الإلكترونية المتاحة وإدارتها حسب سياسة المشاركة الإلكترونية، تقوم الوزارة بجمع المشاركات وتصنيفها، كما تعمل الوزارة خلال هذه المرحلة على التواصل والرد -ما أمكن- على المشاركات التي تتطلب توضيحاً ومساعدة.
بعد انتهاء المدة المحددة للمشاركة، وجمع المشاركات، تقوم الوزارة بغلق باب المشاركات في هذا الموضوع، كما يتم في هذه المرحلة فرز وتحليل هذه المشاركات واستخدام المناسب منها في صناعة القرار ورسم السياسات.
بعد مرحلة تحليل المشاركات تقوم الوزارة بدراستها، واتخاذ القرار، مع وضع الردود المناسبة لجميع أو بعض المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار -ما أمكن-، وتقوم بعد ذلك بإعلان ردها والقرار المتخذ عبر بوابتها الإلكترونية، إلى جانب ما تراه الوزارة مناسباً من وسائل الإعلام الأخرى.
بعد مرحلة إعلان القرار يتم إغلاق موضوع النقاش رسمياً، وأرشفة جميع وثائق عملية المشاركة الإلكترونية في صناعة القرار، بالإضافة إلى إعداد وأرشفة تقرير عن كامل مراحل المشاركة، ويشمل هذا التقرير على سبيل المثال: