أقامت وكالة التخطيط والمعلومات بوزارة التعليم العالي ممثلة بإدارة مشروع الأرشفة ونظام إدارة، ورشة عمل تطبيقية لتصنيف وسلامة الوثائق والمحفوظات في الملحقيات الثقافية السعودية بالخارج لمدة خمسة أيام متتالية ابتداء من يوم السبت 22/11/1431هـ.
وتهدف الوكالة من خلال تقديمها الدورة التطبيقية لكل من ملحقية (اليمن ،لبنان، سوريا ،تركيا، الجزائر، تونس، المغرب ،الجزائر، النمسا ،و الصين)، تغطية كافة المهام اللازمة لأرشفة ملفات الطلاب إلكترونياً، ابتداء من ترتيب وتصنيف ملفات الطلاب حسب نظام الملف الموحد مروراً ببرنامج وحدة الأرشفة وانتهاءً بنظام إدارة الوثائق والمحفوظات.
يذكر أن مشروع الأرشفة تعمل على تنظيم وحفظ جميع الوثائق والمحفوظات في الوزارة لضمان سلامتها والمحافظة على سرية المعلومات التي تحتويها، وبما يمكّن من سرعة وسهولة الرجوع إليها عند طلبها، وفقاً للأنظمة واللوائح المعتمدة باستخدام تقنية الالكترونية وإدارة المحتوى.