إن التعاملات الإليكترونية الحكومية التي غطت العالم في مسماه العولمي، جعل منها ضرورة عصرية في التناسق والترابط السريع مع الوزارات والحكومات والأفراد، من ذلك كان اتجاه وزارة التعليم العالي بالمملكة العربية السعودية جادا في تطبيق مثل هذه التعاملات على صعيد ملحقياتها الثقافية للاهتمام بالطلبة المبتعثين.
وقد جاء استضافة الملحقية الثقافية في ماليزيا للبرنامج التدريبي الأولّي للتعريف بنظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية والطلبة المبتعثين، بعد القيام بتطبيقها فعليا في ماليزيا، وذلك في الفترة مابين 11 إلى 15 من شهر أغسطس، عام 2008.
وقد افتتح البرنامج سعادة الدكتور عبدالقادر بن عبدالله الفنتوخ، وكيل وزارة التعليم العالي للتخطيط والمعلومات، وسعادة الأستاذ مساعد بن أحمد الجراح، الملحق الثقافي في ماليزيا، وسعادة الأستاذ سلطان العتيبي، مساعد مدير الإدارة العامة لتقنية المعلومات.
وقد بدأت أولى فقرات البرنامج بعرض مرئي أظهر الخدمات التي يقدمها النظام للطلبة المبتعثين من خلال البوابة الإلكترونية المجهزة لهذا الغرض، وكذلك توضيح المهام الأساسية للنظام بأجزائه الدراسي والمالي والإداري، والتي سوف تتحول من خلالها الملحقيات إلى التعاملات الإليكترونية الحكومية والتي تقدمها الوزارة للملحقيات الثقافية.
تلا ذلك كلمة سعادة وكيل الوزارة للتخطيط والمعلومات الدكتور عبدالقادر بن عبدالله الفنتوخ، أكد فيها على ضرورة التحول إلى المتعاملات الإليكترونية الحكومية، واتجاه الوزارة في هذا المجال ودعم الوكالة للملحقيات في هذا الخصوص.
هذا وقد صرح وكيل الوزارة للتخطيط والمعلومات الدكتور عبدالقادر الفنتوخ عن هذه المناسبة قائلا: "حرصا من وزارة التعليم العالي بالمملكة العربية السعودية على تحسين عملية متابعة الطلبة والإشراف عليهم وتقديم الخدمات لهم على مدار الساعة، وتوفير قنوات اتصالات مباشرة بين الطلبة والملحقيات الثقافية، وكذلك بين المحلقية والوزارة، فقد تم بناء نظام التعاملات الإلكترونية للملحقيات الثقافية والطلبة المبتعثين".
وأردف سعادته: "انطلاقا من التوجيهات السامية من مقام خادم الحرمين الشريفين لتسهيل أمور الطلبة المبتعثين، وتقديم العون لهم، وذلك لما أمر به معالي وزير التعليم العالي بضرورة تطبيق هذا النظام في جميع الملحقيات الثقافية، وأهمية تقديم الدورات التدريبية للاستخدام والتعامل مع النظام، فقد تم بناء النظام وبدء تطبيقه في المحلقيات الثقافية بشكل متتابع وتدريجي".
وأشار سعادته إلى أن هذا النظام يوفر ما يقارب 25 خدمة إليكترونية للطلبة المبتعثين، بحيث يستطيعون التعامل معها من منازلهم وجامعاتهم أو من أي مكان يتوفر فيه الاتصال بالإنترنت. كما أكد الدكتور عبدالفتاح الفنتوخ أن هذا النظام الموحد سيساعد الملحقيات الثقافية، وكذلك الوزارة وجهات الابتعاث على الحصول على التقارير المتنوعة والدقيقة، مما سيقلل من التعامل مع المعاملات الورقية، ويسرع من فترة الاستجابة لطلبات واحتياجات الطلبة
كما أوضح أن هذا النظام سيسهل من عملية انتقال الطالب من جولة إلى أخرى حيث سيتم تحليل بياناته بشكل تلقائي وكامل، ولن يجد الطالب أي صعوبة للتعامل مع النظام في الملحقية الأخرى لأنها تعمل بنفس النظام. وفي ختام تصريحه أكد الدكتور عبدالقادر أن الوزارة تقوم بتقديم برنامج تدريب مكثف عن طريق استخدام النظام في الملحقيات الثقافية المختلفة. وتعتزم الوزارة القيام بإضافات على هذا النظام في الأشهر القريبة القادمة وبشكل متدرج تتناسب مع المستوى المتصاعد لثقافة الموظفين الإلكترونية واستيعاب التعامل مع الخدمات الحالية.
بعد ذلك ألقى سعادة المحلق الثقافي في ماليزيا الأستاذ مساعد بن أحمد الجراح كلمة ترحيبية نوه فيها بالدور الكبير والدعم السخي من لدن حكومة خادم الحرمين الشريفين ممثلة بوزارة التعليم العالي لتدريب موظفي الوزارة والملحقيات الثقافية لتسهيل خدمة الطلبة.
كما تحدث مساعد مدير الإدارة العامة لتقنية المعلومات الأستاذ سلطان العتيبي عن أهمية تطبيق التعاملات الإلكترونية، وقام بعرض مفصل ودقيق حول كيفية عمل البرنامج وتطبيقه في الملحقيات الثقافية لمتابعة المبتعثين وإنجاز معاملاتهم بأقصى سرعة.
وقال العتيبي: "إن النظام عبارة عن منظومة من التطبيقات المالية والإدارية والدراسية، ومجموعة من الخدمات الإلكترونية لتنظيم عمل الملحقيات الثقافية وربطها بالوزارة، وكذلك التسهيل على الطلبة المبتعثين في الخارج". وأضاف العتيبي أن هذا النظام هو عبارة عن نتاج العديد من الشركات التي قامت الوزارة بعمل اللازم لهذه التطبيقات لتغطية حاجة الملحقيات وتحويلها إلى تعاملات إلكترونية مربوطة مباشرة بالوزارة لتسريع العملية الإدارية والمالية.
كما أشار العتيبي أن البرنامج قد بدأ تطبيقه بالفعل في العديد من الملحقيات الثقافية منها الملحقية في ماليزيا والنمسا ومصر والمغرب وتونس، ولفت العتيبي أنه سوف يتم خلال الأشهر القادمة العمل على تفعيل نظام التعاملات الإلكترونية لجميع الملحقيات في كافة دول العالم.